給与計算ソフトの主な機能｜何ができて何ができないか

機能を知る前に押さえるべき前提

給与計算ソフトは、
万能な人事システムではありません。

あくまで、

・給与計算を正しく回す
・その周辺業務を支える

ためのツールです。

まずは
「何を任せられるのか」 を整理する必要があります。

結論を先に｜中核は「計算」と「管理」

給与計算ソフトの機能は、
大きく見ると次の2つに集約されます。

・給与を計算する機能
・計算結果を管理する機能

これに付随して、
周辺業務を効率化する機能が加わります。

機能①：給与計算（中核機能）

最も基本となるのが、
給与計算そのものです。

・基本給の計算
・残業代・割増賃金の計算
・各種手当の反映
・控除額の自動計算

ここは、
すべての給与計算ソフトに共通する機能
と言えます。

機能②：社会保険・税の計算

給与計算では、

・社会保険料
・雇用保険料
・所得税
・住民税

の計算が必須です。

多くのソフトでは、

・料率変更への対応
・自動計算

が組み込まれています。

機能③：勤怠データの取り込み

給与計算ソフトは、
勤怠データを入力として使います。

方法は主に次の2つです。

・勤怠管理システムとの連携
・CSVや手入力による取り込み

連携できるかどうかで、
実務負担は大きく変わります。

機能④：給与明細の作成・配布

計算結果をもとに、
給与明細を作成します。

・紙出力
・PDF
・電子明細

など、
配布方法を選べるのが一般的です。

機能⑤：データの保存・履歴管理

給与計算ソフトでは、

・過去の給与データ
・支給・控除の履歴

を保存できます。

これにより、

・過去比較
・問い合わせ対応

が容易になります。

機能⑥：権限・操作管理（一部ソフト）

規模が大きくなると、

・入力者
・確認者

を分ける必要が出てきます。

一部のソフトでは、

・権限設定
・操作ログ

といった管理機能も用意されています。

給与計算ソフトが「できない」こと

一方で、
給与計算ソフトが自動でやらないこともあります。

・勤怠が正しいかの判断
・例外的な支給の妥当性
・人事評価や査定

最終判断は、
必ず 人が行う前提 です。

機能が多ければ良いわけではない

機能が多すぎると、

・設定が複雑
・使いこなせない

という問題も起きます。

重要なのは、

自社の運用に必要な機能だけが
無理なく使えること です。

まとめ｜機能は「足りているか」で判断する

給与計算ソフト選びでは、

・多機能かどうか
ではなく
・必要な機能が揃っているか

を見るべきです。

機能を正しく理解すれば、
導入後のギャップは減らせます。

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