給与計算でミスが起きる原因｜人の問題ではない理由

給与計算のミスは「誰でも起こす」

給与計算のミスが起きると、
つい担当者個人の問題として扱われがちです。

しかし実際には、

・経験がある人
・慎重な人

であっても、
ミスは発生します。

これは、
給与計算という業務そのものが
ミスを誘発しやすい構造 を持っているからです。

結論を先に｜原因は「人」ではなく「構造」

給与計算でミスが起きる主な原因は、

・担当者の能力不足
ではなく
・業務構造の問題

にあります。

どこにミスの種があるのかを
具体的に見ていきます。

原因①：入力・転記作業が多い

給与計算では、

・勤怠データ
・手当
・控除

など、
複数の情報を扱います。

これを、

・手入力
・転記

で処理していると、
ミスが起きない方が不自然です。

原因②：例外対応が積み重なる

給与計算は、

・基本ルール
・例外ルール

が混在します。

例外が増えるほど、

・判断が必要
・確認が増える

ため、
ミスの可能性が高まります。

原因③：確認ポイントが曖昧

給与計算では、

・どこを
・どのタイミングで
・誰が

確認するのかが
曖昧なまま進んでいるケースが多くあります。

「なんとなく確認している」状態は、
ミスを見逃しやすくなります。

原因④：締切に追われやすい

給与計算には、

・締日
・支払日

という
動かせない期限 があります。

時間に追われると、

・確認を省く
・判断を急ぐ

という行動が増え、
ミスにつながります。

原因⑤：修正が連鎖しやすい

給与計算では、

・勤怠修正
・手当修正

が後から入ることがあります。

修正が入るたびに、

・再計算
・再確認

が必要になり、
ミスが連鎖しやすくなります。

原因⑥：担当者に依存している

特定の担当者だけが、

・全体像を把握している
・判断基準を知っている

という状態では、
属人化が進みます。

属人化した業務は、
引き継ぎや代替が難しく、
ミスの温床になります。

ミスを減らすための考え方

ミスをゼロにすることはできませんが、

・起きにくくする
・気づきやすくする

ことは可能です。

そのためには、

・転記を減らす
・確認ポイントを明確にする
・判断を仕組みに任せる

という考え方が重要です。

給与計算ソフトが果たす役割

給与計算ソフトは、

・計算を自動化する
・確認項目を固定化する

ことで、
ミスの発生確率を下げます。

ただし、
使い方を誤ると
ミスは減りません。

まとめ｜ミスは構造から生まれる

給与計算のミスは、

・人の注意力
・努力

だけでは防げません。

業務構造そのものを見直すこと
これが、
ミスを減らす一番の近道です。

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